Een sociaal veilige organisatie begint ermee dat medewerkers ergens terechtkunnen wanneer zij te maken krijgen met ongewenst gedrag, een integriteitskwestie of een situatie waarin zij niet goed weten wat ze kunnen doen.
Als extern vertrouwenspersoon bied ik medewerkers een onafhankelijke en vertrouwelijke plek buiten de eigen organisatie. Organisaties kunnen mij als vaste externe vertrouwenspersoon aanstellen. Daarbij werk ik samen met een landelijk netwerk van gecertificeerde vertrouwenspersonen.
Eén vaste externe vertrouwenspersoon voor uw organisatie, met een professioneel netwerk achter zich.
Een vaste externe vertrouwenspersoon
Wanneer ik als externe vertrouwenspersoon aan een organisatie verbonden ben, weten medewerkers vooraf bij wie zij terechtkunnen. Zij kunnen rechtstreeks en vertrouwelijk contact met mij opnemen, zonder tussenkomst van een leidinggevende of HR.
In gesprekken staat het verhaal van de melder centraal. We brengen samen de situatie in kaart en onderzoeken welke mogelijkheden er zijn. De melder houdt daarbij zelf de regie. Ik onderneem geen stappen zonder diens instemming.
De inhoud van individuele gesprekken wordt niet met de opdrachtgever gedeeld. De onafhankelijke positie van de vertrouwenspersoon staat voorop.
Met de organisatie maken we vooraf heldere afspraken over onder meer:
- bereikbaarheid en wijze van contact;
- opvang en begeleiding van medewerkers;
- vertrouwelijkheid en privacy;
- registratie en geanonimiseerde rapportage;
- signalering van ontwikkelingen binnen de organisatie;
- periodiek overleg en advies;
- voorlichting aan medewerkers en leidinggevenden.
Eén aanspreekpunt, landelijke dekking
Als zelfstandig vertrouwenspersoon werk ik niet op een eiland. Ik maak deel uit van een professioneel netwerk van gecertificeerde vertrouwenspersonen en kan daardoor, waar nodig, collega’s elders in Nederland inschakelen.
Dat kan bijvoorbeeld wenselijk zijn wanneer een medewerker liever met een vrouwelijke of mannelijke vertrouwenspersoon spreekt, wanneer afstand een rol speelt of wanneer vanwege betrokkenheid of mogelijke belangenverstrengeling een andere vertrouwenspersoon nodig is.
Voor organisaties met meerdere vestigingen of medewerkers verspreid over Nederland kan vanuit dit netwerk landelijke dekking worden georganiseerd.
Voor de organisatie blijft het eenvoudig: één aanspreekpunt en korte lijnen, met een professioneel netwerk achter de hand wanneer dat nodig is.
Ook naast een interne vertrouwenspersoon
Een externe vertrouwenspersoon kan de enige vertrouwenspersoon van een organisatie zijn, maar kan ook naast één of meer interne vertrouwenspersonen functioneren.
Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en haar cultuur goed. Een externe vertrouwenspersoon staat verder van de organisatie af. Dat biedt medewerkers een alternatief wanneer zij zich juist niet bij een collega binnen de eigen organisatie willen of kunnen melden.
Ook voor interne vertrouwenspersonen kan een externe collega een waardevolle sparringpartner zijn.
Wat krijgt uw organisatie?
De precieze invulling stemmen we af op de omvang en behoefte van de organisatie. De dienstverlening kan bestaan uit:
- beschikbaarheid als extern vertrouwenspersoon voor alle medewerkers;
- vertrouwelijke opvang en begeleiding;
- ondersteuning bij het verkennen van mogelijke vervolgstappen;
- signalering van terugkerende of organisatiebrede aandachtspunten;
- periodieke geanonimiseerde rapportage;
- jaarlijks overleg met directie, bestuur of HR;
- advies over sociale veiligheid en de positie van de vertrouwenspersoon;
- introductie en voorlichting binnen de organisatie;
- inzet van andere vertrouwenspersonen uit mijn netwerk wanneer dat gewenst of noodzakelijk is.
Zo werkt de samenwerking
Een externe vertrouwenspersoon moet beschikbaar zijn vóórdat er iets speelt. Daarom werk ik bij voorkeur met een overeenkomst voor een jaar.
De organisatie betaalt een jaarlijkse basisvergoeding. Daarvoor ben ik gedurende het jaar beschikbaar als extern vertrouwenspersoon en zorgen we ervoor dat medewerkers weten wie hun externe vertrouwenspersoon is en hoe deze te bereiken is.
Daadwerkelijke begeleiding van medewerkers wordt vervolgens op basis van de bestede tijd in rekening gebracht. Zo blijven de vaste kosten beperkt en betaalt een organisatie vooral voor extra inzet wanneer die daadwerkelijk nodig is.
Van kleine organisatie tot landelijke organisatie
De benodigde ondersteuning verschilt per organisatie. Een bedrijf met twintig medewerkers heeft iets anders nodig dan een organisatie met honderden medewerkers, meerdere vestigingen of medewerkers verspreid over Nederland.
Daarom werk ik niet met één standaardpakket. De jaarlijkse vergoeding wordt afgestemd op het aantal medewerkers, de organisatievorm, de gewenste bereikbaarheid en eventuele aanvullende dienstverlening.
Voor grotere organisaties of organisaties met meerdere locaties kan ik vanuit mijn netwerk meerdere vertrouwenspersonen inzetten. Ik kan daarbij het vaste aanspreekpunt voor de opdrachtgever blijven, zodat de lijnen kort en overzichtelijk blijven.
Kosten
Voor kleinere organisaties werk ik met een jaarlijkse basisvergoeding vanaf €395. Daadwerkelijke inzet van de vertrouwenspersoon wordt berekend tegen een tarief van €125 per uur.
Voor organisaties vanaf 50 medewerkers, organisaties met meerdere vestigingen of organisaties met specifieke wensen maak ik een offerte op maat.
Voor aanvullende dienstverlening, zoals voorlichting, workshops, advies over sociale veiligheid of extra inzet op locatie, worden vooraf afzonderlijke afspraken gemaakt.
Zo zijn de kosten vooraf helder en betaalt een organisatie voor aanvullende inzet wanneer die daadwerkelijk nodig is.
Kennismaken
Een samenwerking begint met een vrijblijvend gesprek. Hoe is de vertrouwensfunctie nu geregeld? Zijn er al interne vertrouwenspersonen? Waar werken de medewerkers? Wat is er geregeld rond sociale veiligheid en integriteit? En welke vorm van bereikbaarheid past bij de organisatie?
Op basis daarvan doe ik een voorstel voor een passende inrichting en overeenkomst.
Geen standaardoplossing, wel heldere afspraken over beschikbaarheid, bereikbaarheid, inzet en kosten.
Wilt u onderzoeken hoe een externe vertrouwenspersoon binnen uw organisatie kan worden ingericht? Neem dan contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Ewald Wagenaar