Privacyverklaring Horus Online
Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026
Horus Online, de onderneming van Ewald Wagenaar, gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Dat geldt voor bezoekers van de website, zakelijke contacten en personen die gebruikmaken van de dienstverlening als extern vertrouwenspersoon.
In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens Horus Online verwerkt, met welk doel, hoe deze gegevens worden beschermd en welke rechten betrokkenen hebben.
1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?
Horus Online
Ewald Wagenaar
Website: https://horusonline.nl
Contact: https://horusonline.nl/contact-us/
Horus Online is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor zover Ewald Wagenaar zelfstandig het doel en de middelen van die verwerking bepaalt.
Bij werkzaamheden als extern vertrouwenspersoon kunnen daarnaast afspraken met opdrachtgevers van toepassing zijn over de verantwoordelijkheden bij de verwerking van persoonsgegevens.
2. Welke persoonsgegevens verwerkt Horus Online?
Website, contact en zakelijke dienstverlening
Wanneer iemand via de website, e-mail, LinkedIn of op een andere manier contact opneemt, kan Horus Online de volgende gegevens verwerken:
Naam en contactgegevens
Organisatie en functie
Inhoud van berichten en aanvragen
Gegevens die nodig zijn voor afspraken, overeenkomsten en facturering
Werkzaamheden als extern vertrouwenspersoon
Bij contacten met een extern vertrouwenspersoon kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van melders en, voor zover noodzakelijk, van andere betrokkenen.
Het kan gaan om:
Naam en contactgegevens van een melder
Datum en aard van een melding of contactmoment
Informatie over ervaren ongewenste omgangsvormen, sociale onveiligheid of integriteitskwesties
Gespreksnotities en gemaakte afspraken
Informatie over eventuele vervolgstappen
Deze gegevens kunnen gevoelig van aard zijn. Soms bevatten ze bijzondere persoonsgegevens of informatie over andere personen. Horus Online beperkt de vastlegging tot wat noodzakelijk is voor de professionele dienstverlening.
3. Waarvoor worden persoonsgegevens gebruikt?
Horus Online verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Beantwoorden van vragen en contactverzoeken
Organiseren van vrijblijvende kennismakingsgesprekken
Uitvoeren van zakelijke overeenkomsten
Voeren van de noodzakelijke bedrijfsadministratie
Bieden van opvang, ondersteuning en begeleiding bij meldingen van ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties
Vastleggen van contactmomenten en gemaakte afspraken
Opstellen van geanonimiseerde rapportages voor opdrachtgevers, voor zover personen daaruit niet redelijkerwijs herkenbaar zijn
Contactgegevens uit LinkedIn-leadformulieren worden gebruikt om te reageren op het verzoek om contact. Ze worden niet zonder afzonderlijke geldige grondslag gebruikt voor nieuwsbrieven of andere ongevraagde marketing.
4. Juridische grondslagen
Afhankelijk van het doel en de omstandigheden verwerkt Horus Online persoonsgegevens op basis van:
De uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst
Een wettelijke verplichting
Een gerechtvaardigd belang, voor zover de belangen en rechten van betrokkenen zich daartegen niet verzetten
Toestemming, wanneer deze volgens de AVG vereist en passend is
Voor bijzondere persoonsgegevens en gegevens over strafbare feiten gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Dergelijke gegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een toepasselijke wettelijke uitzondering of bevoegdheid bestaat.
Bij vertrouwenspersonenwerkzaamheden worden de toepasselijke grondslagen en verantwoordelijkheden mede bepaald door de aard van de dienstverlening en de afspraken met opdrachtgevers.
5. Vertrouwenspersonenregister en gespreksdossiers
Als LVV-gecertificeerd extern vertrouwenspersoon kan Ewald Wagenaar een register van contacten en meldingen bijhouden en, wanneer nodig, afzonderlijke gespreksdossiers aanleggen.
Deze registraties en dossiers worden uitsluitend op papier bijgehouden. Ze worden bewaard in een afgesloten opbergruimte en zijn niet digitaal opgeslagen.
De toegang tot deze registraties en dossiers is beperkt tot Ewald Wagenaar.
Bij de registratie wordt terughoudend omgegaan met persoonsgegevens. Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening en de professionele verantwoording worden vastgelegd.
6. Vertrouwelijkheid en geheimhouding
Informatie die aan Ewald Wagenaar in zijn functie als extern vertrouwenspersoon wordt toevertrouwd, wordt vertrouwelijk behandeld overeenkomstig de toepasselijke professionele gedragsregels en wettelijke verplichtingen.
Persoonsgebonden informatie wordt niet zonder geldige grondslag verstrekt aan werkgevers, leidinggevenden, collega’s of andere derden.
Wanneer informatieverstrekking aan anderen aan de orde is, worden de belangen en rechten van de betrokken personen zorgvuldig afgewogen. Waar vereist wordt vooraf toestemming gevraagd.
Rapportages aan opdrachtgevers bevatten in beginsel uitsluitend geanonimiseerde gegevens. Daarbij wordt rekening gehouden met het risico dat personen in kleine organisaties of bij specifieke situaties toch herkenbaar kunnen zijn.
7. Bewaartermijnen
Horus Online bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Contactaanvragen en LinkedIn-leads: wanneer geen samenwerking volgt, worden deze gegevens in beginsel uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact verwijderd.
Zakelijke administratie: gegevens waarvoor een wettelijke fiscale bewaarplicht geldt, worden gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard.
Vertrouwenspersonendossiers: afgesloten dossiers worden uiterlijk twee jaar na afsluiting vernietigd, tenzij een toepasselijke wettelijke verplichting een afwijkende bewaartermijn noodzakelijk maakt.
Meldingenregister: persoonsgegevens in het register worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het registratiedoel, met inachtneming van toepasselijke professionele richtlijnen en gemaakte afspraken.
Papieren documenten die niet langer bewaard mogen of hoeven te worden, worden op een veilige manier vernietigd.
8. Beveiliging van persoonsgegevens
Horus Online neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik.
Vertrouwenspersonenregistraties en gespreksdossiers worden op papier bewaard in een afgesloten opbergruimte.
Voor digitaal verwerkte zakelijke gegevens, zoals e-mailcorrespondentie en administratie, worden passende beveiligingsmaatregelen toegepast.
9. Delen van gegevens met derden
Horus Online verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.
Voor de reguliere bedrijfsvoering kunnen dienstverleners worden ingeschakeld, zoals aanbieders van hosting, e-maildiensten en administratieve systemen. Waar noodzakelijk worden afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.
Bij gebruik van een LinkedIn-leadformulier verwerkt LinkedIn eveneens persoonsgegevens volgens het eigen privacybeleid. Horus Online ontvangt de gegevens die de gebruiker via het formulier verstrekt.
Vertrouwelijke informatie uit de werkzaamheden als extern vertrouwenspersoon wordt uitsluitend gedeeld wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en de toepasselijke regels dat toestaan.
10. Rechten van betrokkenen
Iedereen van wie Horus Online persoonsgegevens verwerkt, heeft onder de voorwaarden van de AVG het recht om:
Persoonsgegevens in te zien
Onjuiste gegevens te laten corrigeren
Verwijdering van gegevens te verzoeken
Beperking van de verwerking te verzoeken
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
Gegevens overgedragen te krijgen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is
Eerder gegeven toestemming in te trekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen
Bij verzoeken die betrekking hebben op vertrouwenspersonendossiers wordt ook rekening gehouden met de privacyrechten en vertrouwelijkheid van andere betrokkenen.
Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens van Horus Online.
Betrokkenen hebben daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Website en cookies
De website van Horus Online kan gebruikmaken van technisch noodzakelijke cookies en andere technologieën die nodig zijn voor het functioneren van de website.
Wanneer daarnaast analytische, marketing- of trackingcookies worden gebruikt, gelden de daarvoor toepasselijke informatie- en toestemmingsvereisten. Meer informatie daarover wordt, indien van toepassing, via de website verstrekt.
12. Wijzigingen
Horus Online kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, werkwijze of toepasselijke regelgeving verandert.
De actuele versie is beschikbaar op https://horusonline.nl.
Contact
Horus Online
Ewald Wagenaar